Sommerfest für Firmen planen: Checkliste mit Zeitplan
Kurz gesagt: Wann Du mit der Planung anfängst, hängt davon ab, wann Du feiern willst. Am gefragtesten sind Termine im Juni und September, also kurz vor den Sommerferien und direkt danach. Willst Du dann feiern, fang etwa sechs Monate vorher an, für ein Fest im Juni also im Januar. Zuerst stehen Datum, Gästezahl und Ort fest, danach buchst Du Zelt, Möbel, Grill und Kühlung.
Dabei gilt: Je früher, desto besser. Im Sommer feiern viele Firmen gleichzeitig, dazu kommen Hochzeiten, Stadtfeste und Festivals. Was einmal verplant ist, wird nicht mehr frei.
In diesem Beitrag findest Du einen Zeitplan zum Abhaken, eine Checkliste für alles, was bei einem Sommerfest draußen gebraucht wird, und einen Plan B für Regen und Hitze. Ideen und Projekte zeigen wir auf unserer Seite Sommerfest.
Zeitplan: Was wann erledigt sein sollte
| Wann | Was zu tun ist |
|---|---|
| 6 Monate vorher | Datum, Budget und ungefähre Gästezahl festlegen. Kommen Familien und Kinder mit? Ort klären: Firmengelände, Parkplatz, Wiese, Halle oder externe Location. |
| 4 Monate vorher | Ablauf grob planen (Empfang, Essen, Programm, Party). Zelt oder Pagoden anfragen, Catering und Musik buchen. Bei Zelten über 75 m² die Genehmigung beim Bauamt anfragen. |
| 8 Wochen vorher | Ausstattung anfragen: Möbel, Sonnenschirme, Grill, Kühlung, Theken, Table Top, Bühne und Technik, Toiletten. Strom- und Wasseranschlüsse vor Ort prüfen. Einladungen verschicken. |
| 4 Wochen vorher | Gästezahl aus den Zusagen ableiten, Mengen für Geschirr, Gläser, Tische und Bänke festlegen. Stellplan und Plan B für schlechtes Wetter abstimmen. |
| 2 Wochen vorher | Bestellung finalisieren, Liefer- und Aufbauzeiten festlegen, Ansprechpartner vor Ort benennen. |
| 1 Woche vorher | Zufahrt, Untergrund und Stromverteilung mit dem Aufbauteam klären. Wetterbericht im Blick behalten, Seitenwände und Sonnenschirme nach Bedarf einplanen. |
| 1 bis 2 Tage vorher | Aufbau von Zelt, Möbeln, Kühlung, Bühne und Technik. Kühlzelle oder Kühlschränke rechtzeitig einschalten, damit die Getränke kalt sind. |
| Am Tag danach | Geschirr ungespült zurück in die Boxen, Gläser aufrecht in die Racks. Abbau und Abholung. |
Die Zeiten sind Mindestwerte. Für Zelte an Wochenenden im Juni und September gilt: Je früher Du anfragst, desto besser.
Checkliste: Das brauchst Du für Dein Sommerfest
Planung
- Datum, Uhrzeit und Ablauf (Empfang, Essen, Programm, Party)
- Gästezahl und Budget, mit oder ohne Familien und Kinder
- Ort und Untergrund: Firmengelände, Parkplatz, Wiese oder Halle
- Strom- und Wasseranschlüsse für Kühlung, Grill, Musik und Theken
Schatten, Kühlung und Wetterschutz
- Zelte, z. B. Partyzelt oder transparentes Rundbogenzelt „Bodega“, auf Wunsch mit Boden
- Pagoden 3 × 3 oder 5 × 5 m für Grill, Getränkeausgabe oder Stände
- Sonnenschirme „Locarno“ mit 3 m Durchmesser
- Mobile Klimageräte und Verdunstungskühler (800 W, bis 250 m²) für Zelt und Halle
Möbel
- Bierzeltgarnituren (Brauereitische 220 × 50 oder 220 × 70 cm mit Bänken) für den Biergarten-Look
- Stehtische, auch wetterfeste Modelle für draußen
- Lange Tafeln mit Stühlen fürs Essen
- Palettenlounge und Liegestühle für den Strand auf dem Firmengelände
- Theken für die Getränkeausgabe, z. B. Zapftheke „Bridge“
Essen und Getränke
- Grills, z. B. Kugelgrill, Kontaktgrill oder Pizza- und Flammkuchenofen
- Kühlzellen (+2 bis +15 °C) oder Gastro-Kühlschränke für Getränke und Lebensmittel
- Spül- und Zapftheke für den Ausschank
- Geschirr, Gläser und Besteck, ungespült zurückgeben (siehe Geschirr mieten)
Technik und Programm
- Bühne, Musikanlage oder DJ-Technik, Mikrofon für die Rede der Geschäftsführung
- Licht für den Abend, z. B. Lichterketten und Fluter
- Stromverteiler und Kabel
Infrastruktur
- Sanitärtrailer für die Toiletten
- Bodenbeläge für Wiese oder Zeltboden
- Mobilzäune als Absperrung für Zufahrten und Parkflächen
Organisation
- Lieferung, Auf- und Abbau rechtzeitig buchen (siehe Was kostet der Transport?)
- Ansprechpartner vor Ort für Aufbau und Abholung
Plan B: Regen und Hitze
Im Sommer entscheidet das Wetter. Plane deshalb von Anfang an beides mit: Regen und pralle Sonne.
- Regen: Ein Zelt oder eine Halle als Ausweichfläche, in die alle Gäste passen. Seitenwände lassen sich bei Bedarf schließen, ein Zeltboden hält die Füße trocken. Ein transparentes Rundbogenzelt schützt vor Regen, und die Gäste sehen trotzdem den Himmel.
- Hitze: Schatten über Sitzplätzen, Grill und Ausgabe, mit Sonnenschirmen, Pagoden oder einem Zelt mit offenen Seitenwänden. Getränke und Lebensmittel gehören in Kühlzellen oder Kühlschränke, nicht in die Sonne. Wird es im Zelt oder in der Halle zu warm, helfen mobile Klimageräte und Verdunstungskühler.
- Wind: Auf Pflaster oder Asphalt steht das Zelt verankerungsfrei mit Ballast, auf Rasen mit Erdnägeln. Sonnenschirme brauchen einen schweren Fuß.
- Abend: Lichterketten und Fluter machen das Fest nach Sonnenuntergang gemütlich.
Sommerfest in der eigenen Firmenhalle
Die eigene Produktions- oder Lagerhalle ist oft die beste Location: Sie ist schon da, groß genug und wetterfest. Mit offenen Toren wird sie zur Verlängerung des Hofs, bei Regen ist sie der Plan B, ganz ohne Zelt.
- Halle und Hof verbinden: Drinnen Tafeln und Bühne, draußen vor den offenen Toren Biergarten, Grill und Lounge unter Sonnenschirmen.
- Aus der Halle eine Location machen: Lounge-Inseln auf Teppichen, Hochtische mit Barhockern, lange Holztafeln, Pflanzen und Pflanzkästen als Raumteiler. Licht und Deko lassen die Industriehalle verschwinden.
- Fläche vorbereiten: Halle räumen, Maschinen und Regale absperren oder abdecken, Laufwege und Notausgänge freihalten.
- Strom und Technik: In Hallen gibt es meist Starkstrom. Kläre vorher, wo die Anschlüsse sind und was sie liefern.
So haben wir es zum Beispiel beim 125-jährigen Jubiläum von HEICO in Ense im September 2025 gemacht: Lounge-Inseln auf Jute-Teppichen, Hochtische, lange Holztafeln sowie Geschirr, Gläser und Besteck, alles in der Firmenhalle.
Wie viel von allem? Mengen und Flächen
- Zeltgröße: Rechne mit 1 m² pro Gast beim Stehempfang, 1,5 m² an Tafeln oder Bierzeltgarnituren und 2 m² an runden Tischen, jeweils mit Laufwegen. Dazu kommen Flächen für Buffet, Theke, Bühne und Tanzfläche. Mehr im Zelt-Ratgeber.
- Genehmigung: Zelte über 75 m² Grundfläche sind genehmigungspflichtig. Plane dafür Zeit beim örtlichen Bauamt ein.
- Geschirr, Gläser, Besteck: Wie viel Du pro Gast brauchst, steht im Ratgeber Wie viel Geschirr, Gläser und Besteck pro Gast?
- Strom: Kühlung, Grill, Zapfanlage, Bühne und Licht brauchen zusammen schnell mehr, als eine normale Steckdose liefert. So überschlägst Du den Bedarf: Wie viel Strom braucht ein Event?
- Alles auf einmal: Unser Bedarfsrechner rechnet Zelt, Möbel und Table Top für Deine Gästezahl aus.
Aus der Praxis
Für das Sommerfest der IHK haben wir 2024 die Stadthalle Kleve drinnen und auf der Terrasse ausgestattet, mit Holz-Lounge, Sonnenschirmen, Hochtischen und Pflanzkästen aus Holz. Zum 20-jährigen Jubiläum des Airport Weeze am 1. Mai 2023 kam die komplette Ausstattung von Eventura, von den Ausstellerpagoden über die Bühne bis zum Sandstrand mit Liegestühlen. Und am 6. September 2025 haben wir das Festzelt der Klaus Stewering GmbH & Co. KG in Borken mit langen Tafeln, Theken aus Gitterbox-Elementen und einer Palettenlounge eingerichtet.
Von Geldern aus liefern wir an den Niederrhein, nach Düsseldorf, Köln, ins Ruhrgebiet und deutschlandweit.
Häufige Fragen
Wann sollte man mit der Planung eines Sommerfests anfangen?
Das hängt vom Termin ab. Juni und September, also kurz vor und direkt nach den Sommerferien, sind am gefragtesten. Für diese Termine fang etwa sechs Monate vorher an. Grundsätzlich gilt: Je früher, desto besser.
Was braucht man für ein Sommerfest draußen?
Schatten und Wetterschutz (Zelt, Pagoden, Sonnenschirme), Sitzplätze (Bierzeltgarnituren, Tafeln, Stehtische, Lounge), Grill und Kühlung, Theken für die Getränke, Bühne und Musik, Toiletten sowie ausreichend Strom.
Was ist der Plan B bei Regen?
Ein Zelt oder eine Halle, in die alle Gäste passen, mit schließbaren Seitenwänden und Boden. So findet das Fest in jedem Fall statt.
Wie groß muss ein Zelt für ein Sommerfest sein?
Als Faustwert 1 m² pro Gast beim Stehempfang, 1,5 m² an Tafeln oder Bierzeltgarnituren und 2 m² an runden Tischen, jeweils mit Laufwegen.
Wie halte ich Getränke im Sommer kalt?
Mit Kühlzellen (+2 bis +15 °C) oder Gastro-Kühlschränken. Schalte sie rechtzeitig vor dem Fest ein und stelle sie in den Schatten.
Wie kühlt man ein Zelt oder eine Halle im Sommer?
Mit Schatten, offenen Seitenwänden oder Toren und, wenn es heiß wird, mit mobilen Klimageräten oder Verdunstungskühlern. Ein Verdunstungskühler mit 800 W kühlt Flächen bis 250 m².
Kann man ein Sommerfest in der eigenen Firmenhalle feiern?
Ja. Die Halle ist wetterfest und groß genug, mit offenen Toren verbindest Du sie mit dem Hof. Mit Lounge, Tafeln, Pflanzen und Licht wird daraus eine Fest-Location, und bei Regen brauchst Du kein Zelt.
Muss ich Zelt, Möbel und Technik bei verschiedenen Firmen buchen?
Nein. Bei Eventura bekommst Du Zelt und Pagoden, Möbel und Deko, Bühne mit Licht und Ton, Strom und Sanitär sowie Geschirr und Küchentechnik aus einer Hand, mit einem Ansprechpartner.
Fazit
Ein gelungenes Sommerfest beginnt mit einem frühen Plan: sechs Monate vorher Datum und Ort festlegen, vier Monate vorher Zelt und Catering buchen, acht Wochen vorher die Ausstattung anfragen. Im Sommer entscheiden Schatten, Kühlung und ein Plan B für Regen über die Stimmung.
Ideen und Projekte für Dein Sommerfest ansehen oder Ausstattung mit dem Bedarfsrechner berechnen.