Wie du deine Inspiration bündelst und nachhaltig verankerst

Jeder von uns kennt das: Man sieht etwas, findet es großartig, denkt vielleicht sogar: „Jipp, das könnte ich / könnten wir auch mal versuchen.“ Je nachdem wo man die Inspiration gefunden hat, ist es dann mehr oder weniger einfach sich diese zu merken.  Zeitungsartikel - und - Printbeiträge o.Ä. kann man sicherlich noch ganz oldschool ausschneiden und abheften. Wer jedoch schon einmal richtig „entrümpelt“ hat (d.h. jedes einzelne Teil betrachten und bewerten) weiß, dass man schnell in den Messi-Wahn verfällt. Abgesehen davon ist das Ganze weder nachhaltig noch praktisch. 

Sieht man etwas Geniales auf der Straße, auf einer Messe, im Urlaub oder auf einer Veranstaltung, ist es schon nicht mehr ganz so easy. Natürlich macht man, soweit erlaubt, Fotos oder Videos des Produktes das man bspw. in sein Portfolio aufnehmen möchte. Wenn man ganz viel Zeit und Lust hat googelt man auch kurz, um ein paar Infos zu erhalten. 

Aber dann geht es schon weiter, in die Bahn, zum nächsten Messestand, ins Restaurant oder auf die Tanzfläche – und dahin war der gute Gedanke, die Idee, die wachsen wollte. So versickern monatlich unzählige eingefangene Inspirationen in und auf unseren Smartphones. Wenn dann die Cloud explodiert und der Speicher voll ist, wird aussortiert. Meistens muss es dann schnell gehen, entweder weil man Zeitdruck, oder, so ist es bei mir, weil ich einfach keine Lust habe tausende von Fotos durchzuschauen und sortiert abzuspeichern.

Inspiration-Kreativitaet

Ich habe mir, privat und geschäftlich, angewöhnt, meine wichtigen Ideen soweit möglich immer direkt digital mit dem Projektmanagement-Tool „Trello“ (unbezahlte Werbung da Markennennung) festzuhalten. Das ermöglicht mir zum einen jederzeit den Zugriff, als auch die Weiterbearbeitung und Optimierung der Idee.

Da ich ein Gewohnheitstier bin, arbeite ich nun auch schon seit einigen Jahren mit der gleichen Software, auch wenn es mit Sicherheit mittlerweile (bessere) Alternativen gibt. Trello ist (fast) selbsterklärend, lässt sich sowohl am PC als auch am Smartphone identisch bedienen und ich kann meinen eigenen, für mich sinnvollen Style einbringen. Prinzipiell lassen sich aber wohl die meisten Punkte auf fast alle Projektmanagement-Tools übertragen!

Trello ist sozusagen meine digitale Pinnwand, meine Ideensammlung, mein Moodboard. Ähnlich wie auf einer realen Pinnwand kann ich mir hier für einzelne Bereiche Notizen machen, Screenshots, Fotos, Links etc. speichern und jederzeit (sofern ich die App installiert habe) auf dem Smartphone abrufen. Auch kann ich wenn ich im Urlaub oder am Wochenende eine gute Idee habe, diese in Trello ablegen, ohne direkt mein Mailpostfach zu öffnen oder mich auf den Server schalten zu müssen – wer schreibt bleibt. 

Inspiration-NachhaltigkeitAber, Back to Business: Mit dem Tool (und auch der Software anderer Anbieter) ist es ebenso möglich, ganze Teams zu organisieren, Aufgaben zu vergeben, sich Feedback zu Ergebnissen einzuholen, To Do – Listen zu erstellen und abzuarbeiten. Der Vorteil liegt auf der Hand: Beispielsweise kann ich so auch meinen Kollegen, die gerade beim Projektaufbau sind, im Vorfeld nachhaltig und ohne deren Whatsapp vollzuspammen Stellpläne, Arbeitsanweisungen und weitere Projektinformationen zur Verfügung stellen, ohne das Ganze per Mail zu verschicken. 

Aber auch bei längerfristig geplanten Projekten wie bei Produktneukäufen, der Katalogerstellung, der Aktualisierung der Website oder Social Media ist das Tool sehr hilfreich.  Sofern ich im Vorfeld ein „Team“ (dazu müssen alle Teammitglieder sich bei Trello angemeldet haben) gebildet habe, kann ich einzelne Aufgaben vergeben, Fristen setzen und Prioritäten vergeben. Alle sind immer auf dem gleichen Stand, so gibt es weniger Fragen. Fertiggestellte Aufgaben werden archiviert, farblich markiert oder verschoben, die Teammitglieder erhalten dazu jeweils Meldungen.

Inspiration-ProbeboardIm Großen und Ganzen ersetzen diese Projektmanagement-Tools (ganz unabhängig von deiner Unternehmenssoftware, deinem Betriebssystem und deinen anderen Officetools wie Kalender & Mail) all die gelben Post-Its, die Pinnwand, die Einkaufsliste und die gedruckte oder digitale Ideensammlung, die To-Do-Liste und ggf. sogar das Briefing vor Ort. Bei der Zusammenarbeit von mehreren Gewerken ist es also eine gute Möglichkeit der Projektplanung.

Dadurch dass einzelnen „Boards“ (das ist sozusagen die Metaplanwand im Ganzen) ein Team zugewiesen werden kann und innerhalb des Boards dann „Listen“ (das sind quasi die einzelnen Aufgabengebiete) erstellt werden kann man nach kurzer Zeit recht übersichtliche Pläne erstellen. Einzelne Aufgaben lassen sich mit „Karten“ vergeben, denen dann Teammitglieder zugeordnet werden.

Inspiration-WeiterentwicklungWer also bisher noch kein Projektmanagement – Tool nutzt, dem kann ich nur empfehlen es einmal auszuprobieren. Es erleichtert doch in vielen Bereichen das Arbeiten in einer Zeit, in der es so viele Informations- und Inspirationsquellen gibt. Für welches System ihr euch entscheidet hängt von euren Ansprüchen ab. 

Dazu gibt es bereits ausreichend Vergleiche und Empfehlungen online.

Zum Schluss noch eine kleine Pro- und Contra – Liste, die von mir subjektiv (!!!) erstellt wurde:

PRO

  • Tools sind auf fast allen Medien nutzbar
  • Inhalt immer und überall abrufbar – hohe Nachhaltigkeit
  • Einfache und intuitive Nutzung
  • Umwelt-Ressourcenschonend
  • Brainstorming-Ergebnisse können schnell notiert werden
  • Fotos, Dokumente, PDF etc. können hinterlegt werden
  • Projektteams lassen sich leicht erstellen und Aufgaben verteilen
  • Einfache Zusammenarbeit mit anderen Gewerken / Firmen
  • In den meisten Fällen reicht kostenfreie Version der Software
  • Visuelles Arbeiten wird stark erleichtert
  • Fortschritt wird dokumentiert 

CONTRA 

  • Anmeldung / Registrierung meist erforderlich
  • Es ist Internetzugang erforderlich um Inhalt mit Team zu teilen
  • Ähnlich wie PC-Nutzung, nicht (mehr) für jeden erlernbar
  • Voraussetzung: PC, Tablet oder Smartphone
  • Bei sehr großen Projekten verliert man den Überblick (bei Trello)
  • Je nach Firmengröße sollte zwingend erst nach Vergleich das richtige Produkt / die Software gewählt werden
  • Bei den meisten Tools sind nicht alle Funktionen kostenfrei nutzbar
  • Begrenzung der Teamgröße bei kostenfreien Versionen
  • Bei großen Teams noch nicht getestet
  • Bei ausschließlicher Textnutzung sehr unübersichtlich
  • Deadlines müssen manuell festgelegt werden
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